Het probleem
Verlofuren bijhouden op twee plekken klinkt simpel. Tot je op vrijdag ontdekt dat Exact en Officient niet meer kloppen, en de salarisrun maandag al draait.
Voor HR was dit maandelijkse realiteit: twee systemen die langzaam uit de pas liepen doordat mutaties niet overal netjes landden. Verschillen kwamen vaak pas boven bij de salarisrun, weken nadat ze ontstonden. En dan was het puzzelen achteraf: waar zat de fout, wie moet de correctie, en hoe krijgen we het voor volgende maand weer op orde.
Wat we bouwden
Een n8n-workflow die elke nacht de verlofregistraties uit beide systemen trekt en per medewerker vergelijkt. De workflow houdt rekening met de eigenaardigheden van de Exact API, filtert ruis eruit, en rapporteert alleen de échte afwijkingen.
De volgende ochtend staat er een overzichtelijke mail in de inbox van HR: wat klopt niet, bij wie, en hoeveel uur het verschilt. Eén blik en je weet waar je naar moet kijken.
Het resultaat
Geen verrassingen meer bij de salarisrun. Afwijkingen komen binnen 24 uur in beeld in plaats van na weken. HR doet geen handmatige steekproeven meer en kan zich richten op oplossen in plaats van zoeken.