Het probleem
Consultanturen opjagen is de taak waar niemand blij van wordt. Eén vergeten week betekent facturatie-vertraging. Een uur dubbel geboekt betekent een uurtje uitzoekwerk.
HR deed deze controle wekelijks handmatig: door alle registraties scrollen, optellen, vergelijken met contracten en beschikbaarheid. Hoe meer consultants, hoe langer die vrijdagmiddag duurde. Vergeten uren kwamen soms pas bij de maandafsluiting aan het licht, en dan liep facturatie alweer achter op de werkelijkheid.
Wat we bouwden
Een AI-gestuurde controle die wekelijks elke consultant checkt via de Exact Online API. Niet alleen op "te veel" of "te weinig", maar ook op afwijkende patronen die niet meteen opvallen. Iemand die altijd precies 40 uur boekt en plotseling 36, een combinatie van projecten die op elkaar lijken maar niet mag, een week vol onrealistische extremen.
Maandagochtend krijgt HR een rapport: wie is nog niet compleet, wie wijkt af, wat verdient extra aandacht. Zonder ruis, met context.
Het resultaat
Wat eerst uren kostte, kost nu minuten lezen. Ontbrekende uren komen meestal dezelfde week aan het licht in plaats van pas bij de maandafsluiting. Facturatie loopt niet meer achter op de werkelijkheid, en HR houdt vrijdagmiddag weer vrijdagmiddag.